前兩週協助一個台灣廠商的工程師與歐洲公司視訊會議。
台廠的工程師因為不會英文，也了解自己在業務面，尤其與客戶談技術外的事情比較弱，因此找我協助翻譯以及溝通的部分。
會議整體下來，雙方都有說好一些 action items，要提供給彼此的資料以及報價等。
為防口頭翻譯上一些誤聽，會議後我將中文摘要寄給客戶，並詢問是否需要幫忙擬英文版的，會議後他們可以寄給對方。
即便我有建議他們這麼做，他們回說不用，就等對方說好的資料過來。
秉持著 after service (售後服務) 的態度，前兩天問了客戶歐洲方面是否有回覆。
一問才知道從視訊會議後至今都沒有消息，台灣方竟然也覺得還好，因為他們報價的金額也無法擬訂 (當初說好一週內就會給對方)。
並且還跟我說 “反正大家就各忙各的吧，他沒消息我就當沒有這件事情”。
聽到這句話，我真的很訝異，心裡也為他們覺得很可惜。
因為在會議前後，客戶給我的感覺都是他們需要與歐洲合作，比對方需要他們多。
歐洲人甚至願意免費幫他們，例如協助 LinkedIn 的 po 文以及轉發他們公司的資訊。
但過了兩週，卻因為沒有任何跟進，導致事情一直沒有進展。
這件事情讓我想到，是否有很多人，因為會議後沒有跟進 (follow-up)，而錯失了很多的機會?
錯失的機會包含: 訂單的錯失、趁熱建立關係的可能性等。
今天跟大家分享關於跟進的重要性。
會議後務必以郵件跟進 (follow-up)
在討論跟進的重要性之前，最重要的就是要先做到跟進這件事情。
有經驗的業務，會議後一定會跟進。一定會寫 follow-up 郵件，摘要會議記錄，以及雙方後續的待辦事項。
我自己的習慣是，會議結束後馬上摘要並寄出。但如果會議後有事情接著，就會晚一點處理，但最好不要超過一天。
文字記錄的會議摘要的優點包含:
- 避免口頭上的誤會
用文字再一次與對方確認，以免有時口頭上有一些誤會，導致後續雙方認知不同 - 訓練邏輯以及抓重點的速度
寫會議記錄是需要練習的，你會越寫越上手，並發現透過摘要，自己的邏輯變的更清晰，也越快能抓到會議的重點 - 協助沒參與會議的人了解背景
很多人覺得會議記錄只是給與會者看的。我確覺得留下的記錄，往往都是幫助到沒參與會議的人。你或許不會負責這件事情一輩子，後面交接給其他同事時，同事可以因為你的記錄而很快的了解案子背景，以及來龍去脈 - 會做記錄，也是一種技能，還能建立聲譽
我曾經有一個主管，組織能力非常好，超會寫會議紀錄，就算我們跟著一起開會，他甚至都會自己寫記錄。有一天我跟他走在路上，有一個他以前認識的人跟他打招呼，說 “咦! 你怎麼調了單位? 你之前老闆怎麼捨得放你走? 你超會寫報告跟會議記錄呀!”。後來甚至公司大老闆有次與他出差，透過他而認知到即時做會議紀錄的重要性，也因此讓上層對他賞識有加 - 保護雙方
將言語轉換成文字，並請對方確認，以防之後對方反悔，說沒有這回事
(延伸閱讀: 一定要學會的會議記錄撰寫技巧)
打鐵趁熱
趁著會議剛結束，大家對於討論都還記憶猶新，也對合作的事情很興奮，對於推進合作抱持衝勁。
這個時候最適合趕快進行下一步。
例如前言提到的客戶，其實這樣拖了兩個禮拜，剛開始希望與對方合作的興奮感也會漸漸降低。
在我看來，他們雙方在會議中說會提供給對方的資料，都是可以即時提供的。
時間拖久了，兩邊都會有那種 “或許對方也沒那麼在意這件事情，那就放著吧” 的心態。
建立關係
很多人可能覺得所謂的建立關係，就是逢年過節要送禮，或者是要費心去迎合客戶，沒事也要常常聯絡刷存在感。
其實每一次在工作上的互動 (不論郵件或視訊)，都是建立關係的一種方式。
不要想著只見過一次面就可以感情很好，沒有那種事!
所謂的關係都是一點一滴建立的。
回覆客戶的每一件小事，每一個認真的協助跟努力，都能讓對方更了解你的處事及為人。
慢慢的變熟，在溝通上也能更敞開心房的與對方討論問題，溝通上更直接，並更有效率。
不要怕打擾，想成是在幫助與提醒對方
在華人文化裡，我們總是害怕 “打擾到對方”。
尤其是我認識一些做業務的，就覺得一直去打擾客戶，會使對方反感。
但其實很多時候，我們的跟進與提醒，反而是在幫對方。
大家都很忙，都有自己的事情要處理。
可能客戶因為在忙其他事情，忘記回你了，這時適時的跟進或提醒，對方還會感謝你。
我也遇過客戶很直接跟我說 : “如果我忘記將資料給妳，請務必提醒我”。
除了提醒對方，最重要的是，最在意這件事情的是我們自己，我們有責任去跟進與推動。
合作要看長遠
很多的 follow-up 與回覆，或許當下看起來沒辦法讓事情前進，很多人甚至覺得不要花那個時間去處理。
你若是看重這個客戶與未來的可能性，那你最好不要放著不理。
很多時候在談判或討論合作的過程中，雙方無法達到共識，是很正常的。
但絕對不要放著不理。
例如前言的台灣廠商，他們沒有預算可以給歐洲夥伴，就乾脆完全不回覆，反正對方沒再問就放著不理。卻沒有想到，自己在會議中有答應對方在一週內會回覆。
他們至少可以很禮貌的回覆告知 “目前預算沒有辦法，或許之後有機會再合作” 之類的。
這樣回覆的話，通常對方都會理解。
我自己的經驗是，很多外國夥伴甚至會願意退一步，接受低一點的預算，或者雙方再討論看是否有其他兩邊都能達到雙贏的模式。
透過再繼續的溝通，或者說好之後有合作機會再來討論，都是可建立長遠合作關係的過程。
合作要看長遠，雖然在一兩個事情上雙方無法達到共識，但不代表完全沒有再合作的機會。
不要因此而鴕鳥心態，要去面對並真誠的告知對方。對方很多時候會因為你的真誠而願意跟你保持聯絡，探討未來其他合作可能性。
總結
-
- 會議後務必寫摘要跟進
- 跟進讓事情打鐵趁熱
- 跟進是建立關係的一種方式
- 跟進是在協助雙方前進，不是打擾對方
- 合作要看長遠，就算沒有好消息，也應該要跟進與告知
從現在起，不要去想 “奇怪，會議中明明對方說要做…，都沒有”。
要有 “絕對責任” 的心態。
從初次會議結束後，就要開始跟進與建立長久關係。
答應對方會跟進後，也要做到，即便是會令雙方感到不舒服的事情 – 告知無法出貨、預算不夠等。
對方可能會不開心，但大多時候對於你的告知跟聯絡，會比你完全不理他們好。
現在就開始養成跟進 (follow-up) 的習慣!
你對於因此帶來的好處會更有感覺，也會開始喜歡上與夥伴的互動喔!