之前在分享 業務心法: 跟進 (Follow-up) 的重要性，有大概帶到關於文字記錄的優點。

這是一個在職場上非常重要的技能。不管你的職位與工作性質為何，業務也好，工程師也罷，建議都及早學會，並養成做會議記錄的習慣。

第一份工作在德國的小公司，因為是新創公司，老闆對於 result (結果) 比較在意，反而從未要求過會議記錄。當時是做業務，最多也是單純與客戶用電話/Email 形式做確認動作。

真正開始學習寫會議紀錄，是回台灣後，在法人單位工作的經歷。因工作性質，需要與國內外產官學研的專業人士開會，對於 “formality” (正式形式) 的要求很高。

猶記得到職後的第一個會議，當時還傻傻的，雖然有帶筆記本，努力記下會議中的事情，但後來還是 Mentor 幫我補足了很多漏掉之處。

在那之後，從每一個會議記錄要花上一小時以上 (還不會寫的時候，真的不誇張)，到後來可以快速與有自信的寫出一份正式的會議記錄。說起來還蠻感謝當時法人單位的訓練。

今天就跟大家分享幾個撰寫會議記錄的重點:

• 會議記錄的重要性
• 會議記錄撰寫技巧
• 會議記錄的即時性

 

會議記錄的重要性

 

很多人都忽略掉會議記錄的重要性。其實一個會議，不是開完會就好。後續還有很多需要實際執行的，那些行動才是重點。若只有開會，後續沒有追蹤或行動，只是浪費時間而已。

會議記錄是協助推進執行的一個工具。

大家可以將會議記錄想成是會議的一部分，寫完會議記錄到寄出後，才算是會議結束。

1.白紙黑字的記錄 

1) 保護雙方

記得在商學院上商務法律課程時，老師有提到只要是 Email、文字類的，都可以算是 “合約”，日後有糾紛都可以拿出做證明。

那個時候課的內容很多，但我只記得這句話 xD

也是因此我開始踏入社會工作後，總是習慣在講完電話，還會再寫一次郵件跟客戶/廠商用文字確認: “如剛電話溝通，以下幾點….”

最重要的是永遠要保護好自己。我們會想保護自己，對方也會如此。因此當你跟對方用文字確認，大多數人也很樂意回覆確認。

有了白紙黑字的證明，事後有問題，大家也比較不會有糾紛。

這邊很重要的是，寄出之後務必在信中加上一句話 “記錄若有任何不實或遺漏之處，再請告知”，並請對方用文字回覆 Ok。

2) 避免口頭上誤會

有時言語上的溝通，不及文字上的清楚。

面對面溝通時，人們可能會更注意對方的語調、表情、用詞，因而加入自己的想法去揣測對方的意思。

但在寫會議記錄上，陳述的都會是 “事實”。

這邊再用文字落一次，只要用字清楚明白，大多時間大家都能理解並達到一致的理解。

這其實跟上面提到的保護雙方是一樣的道理~

2.提醒雙方討論過的事情

會議記錄也是 “做記錄”，就像我們平常去上課、開會、跟客人講電話時，會將重點記錄下來。主要就是幫助我們可以去回顧。

在這個大家都很忙的時代，會忘記討論過的東西，也是常有的事情。做好記錄，就能讓大家都能自己去回朔，也可以省掉互相詢問跟確認的時間。

另外，我們的大腦其實無時無刻都在想事情，也應該把腦容量用在思考與解決問題，而不是用來儲存記憶或事情的。

把記錄與建檔工作做好，需要時可以快速找到，比在那邊想很久省時，也更有效率。

3.協助沒參與會議者迅速了解狀況

很多人以為，會議記錄是用於提供與會人員確認的。

其實很重要的一個作用，是給不在會議中的人看的。

很多時候，開會提到的案子，主管會希望其他同事也一起進來協助參與。這時就有一些文書資料可以先請同事看過，做為事前了解。

另外，大家應該都有過經驗，接收離職同事的業務工作時，對於前面發生的事情完全找不到任何記錄，然後需要再去跟客戶請教，或者花時間再回去問已離職的同事。很多客戶會很 nice 的跟你陳述之前發生的事情，但其實對於外部來說，這是很不專業的。再回去請教離職同事，也是蠻讓雙方困擾的。

我就曾經接手上一個同事的案子後，因背景資料太少，跟以色列窗口討論時，被他直接說 : “請妳先跟你們內部自己搞清楚。”  當下雖然覺得有點不開心，但事後想想，這本就是自己資料不足沒有搞清楚狀況，不能怪別人講話直接。

也因為一直都有養成會議記錄的習慣，在法人單位工作時，不管是臨時將案子交給其他同事，或者離職前的交接，都很有效率也順利。離職後也沒有再收到接手同事的任何問題。

 

 

 

會議記錄撰寫技巧

 

1.善用縮寫、符號與關鍵字

開會的時候，重要的是將注意力集中在與對方的討論。

因此寫筆記時，不要將對方一整句話逐字的寫。因為書寫的速度跟不上講話速度。

這時候可以使用一些縮寫、符號、關鍵字。

以下是我自己常用的符號與縮寫:

• Δ : Change，改、變成
• sth : something
• biz : business
• ppl : people

相信大家都有自己的縮寫用法，如果沒有的話，也可以慢慢發展出，對於速記很有幫助喔!

另外因為我大多是開英文會議，所以記錄時也都是直接寫英文，就不用在腦袋中再翻譯一遍，較直接也省時省力。就算是之後有要求，需將記錄寫成中文，到時候再翻譯轉換即可。

2. 新手可帶錄音筆，或用手機錄音 app

在我還是會議記錄新手時，因為第一個會議慘痛的經驗，有同事就建議我可以帶錄音筆。會後可以再聽一遍，也可以找到漏掉的資訊。

我大概使用了錄音筆不到三次，因為發現重聽一遍，其實蠻花時間的。只要會議時有認真的開會，將重點都記下，通常寫下的記錄都是沒問題的。

在這邊也分享一個小技巧。很多人漏掉記錄重點的原因，是因為 (恍神) 沒聽到或者沒聽懂。其實會議當下可以直接跟對方再確認一遍 “不好意思，請問您可以再說一遍嗎?” 、“您剛剛提到的這三點是 oo、xx、yy 對嗎?”

通常對方會理解你是因為要再次確認，都會願意再重複一次，所以不要覺得不好意思，多問一句，比回頭從錄音檔中找那一段，有效率多了。

另外若要錄音，也要注意對方是否在意。如果不確定，最好在會議前先跟對方詢問整場會議錄音是否 ok。

3. 格式

關於會議記錄的格式。若公司有制定好的格式，直接使用就可以。

若是沒有的話，我自己會分成兩種狀況，使用不同的格式:

1)直接寫在 Email 內

如果只是小會議，例如工作會議、與客戶/廠商的電話溝通等，簡單的使用 Email，直接簡短的確認溝通重點即可。

“如剛電話溝通，以下再請您幫忙…”

2)Word 檔

若是比較正式的會議，我會另外用 Word 空白頁。

在寫記錄之前，一定要記錄以下:

• 會議主題: 沒有特別主題的話，我通常直接寫與會單位的名字，例如 “A商-B商 Meeting”
• 日期 + 時間
• 地點
• 與會人員: 人員太多可以備註 “職稱略”，並直接寫名字。這裡我也會將與會人員照廠商/單位分開排列。

4. 陳述方式

會議記錄大多使用條列式，並避免寫太長的段落，也要注意過多的贅字。

1) Sub-heading/小標題

如果會議中有深入討論幾個不一樣的案子或事情，可以使用小標題將他們分開，這樣不只一目了然，也能讓閱讀者快速找到自己想找的重點。

小標題也可以用粗體或數字等點綴，更清楚明瞭。

例如:

1.廢水處理

• A商同意在廢水處理上…

2.太陽能板

• B商表示，台灣的太陽能板 80% 來自他們子公司…

2) 條列式

如果沒有什麼特定的主題，或討論的重點不多，可以直接使用條列式:

• A商同意在廢水處理上…
• B商表示，台灣的太陽能板 80% 來自他們子公司…

不管是用 Email，或者 Word 檔，都可以使用上述的兩個方式。

另外，建議將記錄依重要性排序。

之前我會依照筆記本上的順序 (也就是會議進行的順序) 記錄。直到有一次，請一位前輩確認會議記錄時，她提點我，應該要從最重要的事情排序，避免變成在寫流水帳。

在那之後我每次寫會議記錄，都會確認從重點開始寫，也會再次檢視，是否將一些不重要的雜事也記錄上去了?

5. 在會議上貼上照片

若是很重要的正式會議，或者是出差去跟客戶開會，通常留下一張合影有好處。

有時需要留下參與會議的人士證據 (報銷餐費、出差費等)，也可以讓後續接手的同事大概知道客戶長什麼樣子。

6. 寄出前，請一同參與的內部同事幫忙確認

如果有其他同事一起參與會議，建議可以先將寫好的記錄請同事幫忙看。說不定他有記錄到你漏掉的事情，或者兩邊的記錄有不同之處。

還有，對於比較重要的正式會議，最好也先將寫好的記錄給老闆/主管看過。有些較謹慎的上司對於一些用字或者內容會有意見。

 

 

會議記錄的即時性

 

會議記錄也是有即時性的，注意不要拖太久給對方。

1.最好會議完馬上撰寫

會議結束後，我習慣馬上將記錄電子化整理，可以的話當天就寄出，或者最晚隔天。

馬上整理記錄的好處是:

• 趁剛開完會記憶猶新，趕快記錄下來最準確
• 人都有惰性，趕快將事情處理掉，不然會越拖越不想寫
• 整理完可以盡快寄給對方，確認討論事項後，可以馬上開始執行

在這裡也要感謝以前的一個組長。他是會議記錄跟寫報告的高手，我做記錄的習慣也是跟他學習的。

他出國出差時，習慣在晚上就將當天的會議記錄電子化整理好，絕不拖到隔天。就算是晚上有跟客戶的飯局，他也會找時間處理。出差結束回到台灣前，他的出差報告也基本上完成了。

跟其他人回國後，還要處理出差時累積的工作，一邊繼續平常的工作，一邊寫出差報告相比。他可以馬上處理其他工作，效率之高真的令人佩服。

 

2.視場合，可帶筆電直接在會議中記錄

我曾看過有需要將會議紀錄做為合約的外國人，帶著筆電一邊在會議中記錄。

完了後投影出來直接請大家當場確認，並馬上列印出來，請大家簽名用印。

但大多數的會議，我看大家還是習慣用紙筆記錄。

我個人比較喜歡用紙筆，一方面喜歡書寫的感覺，一方面覺得在會議中使用電子產品 (筆電、手機等)，感覺有點不尊重對方 – 眼睛聚焦在螢幕上的時間感覺比在對方臉上多。

而且使用紙筆，可以快速的塗改、畫圖、畫重點等，相對來說也有便利性。

從現在起，開始練習寫會議記錄吧!

通常剛進公司的菜鳥，大多是最會被丟會議記錄工作的。

其實不要把自己想成苦主，這是一個練習寫會議記錄的好機會。

我剛進法人單位工作時，我的 Mentor 曾經跟我說，因為我們常需與其他部門做跨單位合作，跟他們開會時，主動做會議記錄的動作，會讓對方對你印象深刻，在後續的合作上也會更樂意配合。

說到底，沒有人會主動並開心的說要做會議記錄的工作。大家能少一件事情，就裝做沒這件事。所以當你主動記錄並提供大家時，大家只會對你充滿感激。

做會議記錄，也能訓練邏輯與文字敘述能力。

一旦上手之後，很快就能抓出整個會議的重點，並快速的完成記錄。在事務上節省時間，代表多出時間去做其他的事情，你的整體效率，以及工作完成度也自然的比別人高。

這是一個學會後，就終身受用的技能，建議大家盡早開始習得喔!